{"id":4175,"date":"2021-11-09T12:35:54","date_gmt":"2021-11-09T11:35:54","guid":{"rendered":"http:\/\/bounsel.com\/la-magia-del-orden-en-documentos\/"},"modified":"2023-07-06T11:54:08","modified_gmt":"2023-07-06T09:54:08","slug":"la-magia-del-orden-en-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.bounsel.com\/es\/blog\/la-magia-del-orden-en-documentos\/","title":{"rendered":"From pain to gain: la magia del orden"},"content":{"rendered":"

Marie Kondo ha dado en el clavo: una vida organizada es mejor y m\u00e1s saludable que el caos total. Esto no s\u00f3lo se aplica a tu vida en casa, sino tambi\u00e9n a tu entorno de trabajo. Tener un espacio muy organizado mejorar\u00e1 tu productividad y reducir\u00e1 la p\u00e9rdida de tiempo, adem\u00e1s de que tener una estrategia adecuada para ordenar tu espacio digital har\u00e1 que cada proceso de trabajo sea exponencialmente mejor.<\/p>\n

Para desarrollar y aplicar dicha estrategia, es especialmente importante tener una actitud positiva y proactiva hacia las posibilidades digitales. En las empresas orientadas a la tecnolog\u00eda, la mentalidad instintiva del \u00abdigital-first\u00bb es evidente en la forma en que las personas de toda la empresa tienden a explorar las soluciones digitales antes que las manuales, utilizan las herramientas digitales para buscar conocimientos especializados, oportunidades para utilizar las ventajas de la tecnolog\u00eda y abordar los datos de forma sistem\u00e1tica. Comprenden las oportunidades y los riesgos de utilizar estas soluciones, y a menudo encuentran soluciones creativas.<\/p>\n

Estas tecnolog\u00edas pueden ser de gran ayuda para organizar tanto los contenidos como los datos y as\u00ed agilizar todos los procesos. Todos hemos tenido la amarga experiencia de rebuscar en vastos armarios en busca de un contrato o de desplazarnos por interminables listas de archivos en nuestro disco duro para encontrar un documento en concreto. Estas b\u00fasquedas in\u00fatiles suponen una gran p\u00e9rdida de tiempo, por no hablar del estr\u00e9s que provoca encontrarse en esta situaci\u00f3n. Es habitual que los departamentos jur\u00eddicos de las empresas y los despachos de abogados tengan que lidiar con la voraz cantidad de datos a lo largo del proceso, lo que da lugar a datos no estructurados. A medida que el n\u00famero de datos aumenta, la clasificaci\u00f3n y el procesamiento de esta informaci\u00f3n se vuelve devastador.<\/p>\n

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Disponer de un sistema de gesti\u00f3n de documentos en forma de repositorio en la nube es crucial para evitar este tipo de problemas. Un sistema de este tipo puede tener capacidades de b\u00fasqueda en todos los documentos de la empresa para poder encontrarlos r\u00e1pidamente, e incluso podr\u00eda tener alertas para los contratos, de modo que nunca se pierdan los plazos de vencimiento, renovaci\u00f3n o cancelaci\u00f3n. Mientras se tratan casos de diversa prioridad, es necesario que la informaci\u00f3n esencial est\u00e9 f\u00e1cilmente disponible. La informaci\u00f3n sobre los casos de los departamentos jur\u00eddicos y los proveedores de servicios externos debe estar en un \u00fanico lugar al que todos los responsables de su gesti\u00f3n puedan acceder f\u00e1cilmente.<\/p>\n

Hay varias soluciones de software disponibles en el mercado para esta problem\u00e1tica, y la que tiene un mayor auge hoy en d\u00eda es el almacenamiento en la nube. Las empresas guardan sus valiosos datos preocupadas por la seguridad o la p\u00e9rdida de los mismos, pero la copia de seguridad autom\u00e1tica creada en la nube evita estos problemas. Sin embargo, no basta con almacenar los contenidos al azar, sino que hay que organizarlos adecuadamente para no crear un desorden digital. Para ello, se recomienda seguir una estrategia:<\/p>\n

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  1. Comprom\u00e9tete con el proceso e imagina c\u00f3mo ser\u00e1 tu flujo de trabajo una vez que est\u00e9 hecho<\/strong>: sabes que va a ser duro, poner orden siempre es un l\u00edo. El desorden digital puede ser perjudicial para tu negocio y para la salud mental de tu equipo, as\u00ed que deber\u00edas abordarlo de una vez por todas.<\/li>\n
  2. Empieza con una limpieza<\/strong>: reserva un tiempo para revisar cada uno de los documentos y archivos que tienes. Seguramente habr\u00e1 muchos datos obsoletos o informaci\u00f3n caducada de la \u00a0que puedas deshacerte. La limpieza reducir\u00e1 la cantidad de documentos y facilitar\u00e1 su organizaci\u00f3n.<\/li>\n
  3. Aseg\u00farate de que tu equipo est\u00e1 preparado<\/strong>: para que la transformaci\u00f3n digital se produzca con \u00e9xito, necesitas contar con una plantilla preparada para el mundo digital, formada por trabajadores comprometidos y aut\u00f3nomos que puedan asumir los retos de la automatizaci\u00f3n y el almacenamiento en la nube. La destreza digital de tu equipo es imprescindible para adaptarse r\u00e1pidamente a las ventanas de oportunidades de cara al cliente impulsadas por la tecnolog\u00eda, as\u00ed como para responder r\u00e1pidamente a las necesidades y preferencias individuales de los clientes.<\/li>\n
  4. Crea y configura la estructura de tu nuevo orden<\/strong>: antes de volver a colocar todo en su sitio, t\u00f3mate un tiempo para pensar en c\u00f3mo quieres que se organicen y ordenen las cosas. Hay muchas estrategias estupendas, pero tienes que averiguar la que funciona para ti y tu equipo. Tanto si quieres clasificar por categor\u00edas, fechas, orden alfab\u00e9tico como por palabras clave, aseg\u00farate de que sea lo suficientemente intuitivo como para que todo el mundo est\u00e9 de acuerdo. Adem\u00e1s, prepara tu sistema de almacenamiento online para que sea compatible con tu estructura.<\/li>\n
  5. Una vez que el sistema est\u00e9 listo, ponlo todo en su sitio<\/strong>: recuerda que, mantener todo en orden una vez que tienes buenos pilares es mucho m\u00e1s f\u00e1cil que empezar de cero cada vez que la desorganizaci\u00f3n se adue\u00f1e de ti. Cuida bien tus documentos y ver\u00e1s los resultados.<\/li>\n<\/ol>\n

    La tecnolog\u00eda pone mucha informaci\u00f3n en nuestras vidas, y esa misma tecnolog\u00eda puede darnos las herramientas para hacernos la vida mucho m\u00e1s f\u00e1cil. Una vez que tu empresa demuestre una elevada capacidad organizativa para el uso de herramientas y los datos para desplegar din\u00e1micamente los recursos humanos y de capital a la misma velocidad a la que cambia la tecnolog\u00eda y las condiciones de mercado tu productividad y eficiencia se disparar\u00e1n.<\/p>\n

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    Un paso m\u00e1s all\u00e1 es integrar los datos de las operaciones para que los empleados puedan supervisar, medir y mejorar activamente las operaciones. Estos datos de operaciones digitalizados, si se almacenan y analizan correctamente, pueden ayudarte a tomar decisiones, orientar las acciones y aprender lecciones importantes sobre el futuro de tu negocio. Para sacar el m\u00e1ximo partido a la digitalizaci\u00f3n, las empresas deben utilizar los datos que acumulan en an\u00e1lisis sistem\u00e1ticos para tomar decisiones estrat\u00e9gicas importantes, as\u00ed como para supervisar y perfeccionar los procesos internos. Una forma de hacerlo es practicar el aprendizaje colaborativo – compartir la informaci\u00f3n f\u00e1cilmente entre lugares, disciplinas y l\u00edmites de estatus para resolver problemas – para tomar decisiones efectivas en dominios en los que todav\u00eda faltan datos.<\/p>\n

    Tanto los abogados como los equipos jur\u00eddicos u otros profesionales deben comprender que deben dejar atr\u00e1s las formas tradicionales y obsoletas de trabajar y optar por la tecnolog\u00eda m\u00e1s avanzada. Dirigir una organizaci\u00f3n en la era digital requiere adoptar una mentalidad acorde a ella. Pero en el camino hacia el \u00e9xito, tener una mentalidad digital no ser\u00e1 eficiente mientras tu \u00a0organizaci\u00f3n y tu personal no est\u00e9n capacitados y dispuestos a participar en las iniciativas innovadoras. As\u00ed que ed\u00facate a ti mismo y a tu equipo sobre las mejores soluciones y saca el m\u00e1ximo partido a la tecnolog\u00eda.<\/p>\n

    \u00bfTe ha parecido \u00fatil este art\u00edculo? Sigue el <\/strong>enlace<\/strong><\/a> para descubrir c\u00f3mo Bounsel puede ayudarte en el camino hacia la digitalizaci\u00f3n de tu empresa.<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Marie Kondo ha dado en el clavo: una vida organizada es mejor y m\u00e1s saludable que el caos total. Esto no s\u00f3lo se aplica a tu vida en casa, sino tambi\u00e9n a tu entorno de trabajo.<\/p>\n","protected":false},"author":11,"featured_media":4176,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"content-type":"","footnotes":""},"categories":[97],"tags":[],"class_list":["post-4175","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-bounsel-es"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.bounsel.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4175","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.bounsel.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.bounsel.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.bounsel.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/11"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.bounsel.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=4175"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.bounsel.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4175\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":19398,"href":"https:\/\/www.bounsel.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4175\/revisions\/19398"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.bounsel.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4176"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.bounsel.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4175"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.bounsel.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=4175"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.bounsel.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=4175"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}