{"id":4204,"date":"2022-02-24T12:35:17","date_gmt":"2022-02-24T11:35:17","guid":{"rendered":"http:\/\/bounsel.com\/legaltech-para-gestion-contratos\/"},"modified":"2023-07-25T11:59:33","modified_gmt":"2023-07-25T09:59:33","slug":"legaltech-para-gestion-contratos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.bounsel.com\/es\/blog\/legaltech-para-gestion-contratos\/","title":{"rendered":"Legaltech para la gesti\u00f3n de tus contratos"},"content":{"rendered":"

La forma hegem\u00f3nica de gestionar un contrato es mediante el uso de herramientas tradicionales, como Microsoft Word, el correo electr\u00f3nico, etc. Esto es un paso en la digitalizaci\u00f3n del mundo legal al que ya estamos acostumbrados. Pero, \u00bfy si pudi\u00e9semos, no s\u00f3lo digitalizarlo, sino tambi\u00e9n sacar el m\u00e1ximo rendimiento a estos procesos?<\/p>\n

Para ello necesitar\u00edamos la ayuda de la legaltech<\/em>. Comparemos c\u00f3mo se crean, env\u00edan y gestionan los contratos de una forma m\u00e1s tradicional y c\u00f3mo se le podr\u00eda sacar el m\u00e1ximo partido con la tecnolog\u00eda. Adem\u00e1s, te explicamos c\u00f3mo funciona Bounsel, el software de gesti\u00f3n de contratos<\/a> m\u00e1s usado para habla hispana.\u00a0<\/span><\/p>\n

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1. Proceso tradicional de gesti\u00f3n de contratos<\/strong><\/h2>\n

El software que se suele utilizar al usar el sistema hegem\u00f3nico suele ser una herramienta de edici\u00f3n de texto, como podr\u00eda ser Microsoft Word y el correo electr\u00f3nico para enviar los distintos documentos, adem\u00e1s de una v\u00eda de comunicaci\u00f3n externa como una llamada telef\u00f3nica, una reuni\u00f3n presencial, una videollamada, etc.<\/p>\n

\"legaltech<\/a><\/p>\n

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1.1. Creaci\u00f3n en Microsoft Word<\/strong><\/h3>\n

Empecemos, pues, con Microsoft Word. Este software de edici\u00f3n de texto es mundialmente conocido y pr\u00e1cticamente usado por cualquier usuario que necesite escribir o editar cualquier escrito. Al redactar un contrato en \u00e9ste se ha de cumplir una serie de requisitos – cl\u00e1usulas, condiciones, etc. – que han de ser redactados, pese a que las opciones que da el software son ilimitadas.<\/p>\n

Es por ello que se suele hacer uso de plantillas<\/strong>. Estas plantillas son est\u00e1ndares que tampoco conocen las condiciones concretas de cada caso. Es por ello que en muchos casos no se modifican o agregan esas cl\u00e1usulas que diferencian un contrato en concreto.<\/p>\n

1.2. Aprobaciones y seguimiento por Email<\/strong><\/h3>\n

M\u00e1s tarde, la aprobaci\u00f3n entre los abogados. El profesional que redacta ese contrato lo env\u00eda a otro v\u00eda email. \u00c9ste lo lee y ve que hay apartados que hay que cambiar y\/o negociar, por lo que edita el documento con las anotaciones correspondientes y env\u00eda esta nueva versi\u00f3n del documento al otro abogado. \u00c9ste lee las anotaciones, edita el documento y lo vuelve a enviar. Cuando la persona responsable haya dado el okey, se oficializar\u00e1 formalmente y se firmar\u00e1. Y todo ello suponiendo que ambas partes est\u00e9n de acuerdo con ese n\u00famero cambios, que no se traspapelen las distintas versiones\u2026<\/p>\n

Un proceso engorroso, \u00bfno?<\/p>\n

1.3. Negociaci\u00f3n y gesti\u00f3n presencial o v\u00eda Email<\/strong><\/h3>\n

Entremos, pues, en la parte de negociar<\/strong>. Es posible que empresa y cliente – o empleador y empleado – tengan que pactar algunas condiciones y negociarlas. Para ello tendr\u00e1n que hacer uso de otras v\u00edas de comunicaci\u00f3n, como el email, una llamada telef\u00f3nica, una reuni\u00f3n, etc. Hasta que las condiciones no est\u00e9n claras y acordadas, se van generando versiones del documento innecesarias que se quedar\u00e1n en borradores y no servir\u00e1n para nada m\u00e1s que ocupar espacio y crear confusiones.<\/p>\n

Una vez ambas partes hayan llegado a un acuerdo, \u00a0la hora de firmar<\/strong>. Este proceso se puede hacer de manera presencial, firmando en un papel f\u00edsico, o firmar el contrato de manera virtual, v\u00eda Microsoft Word o Adobe Sign. El principal problema es que esta no vincula de manera \u00fanica al firmante, por lo que carece de seguridad jur\u00eddica. Adem\u00e1s, ambas partes no pueden firmar el documento a la vez de manera online, sino que necesitan de otras herramientas – como el correo electr\u00f3nico – para pasar el documento firmado por una parte y que sea firmado por la otra.<\/p>\n

Por \u00faltimo, el proceso completo de gesti\u00f3n de los contratos<\/strong> es bastante complejo. O se tiene un orden estrictamente controlado o las prisas pueden jugar una mala pasada, haciendo que se extrav\u00eden documentos. Es dif\u00edcil hacer un seguimiento de en qu\u00e9 estado se encuentra el documento o de las tareas asignadas a las personas participantes.<\/p>\n

Es evidente que los procesos tradicionales son realmente costosos y, aunque se han dado pasos adelante y se ha evolucionado a nivel tecnol\u00f3gico, se pueden identificar m\u00faltiples espacios donde a\u00fan es necesario mejorar en eficiencia y productividad. Es aqu\u00ed donde entra en juego el legaltech<\/em>.<\/p>\n

Dale flow a tus contratos<\/div><\/div>

Controla todos tus documentos y toma mejores decisiones empresariales<\/h2><\/div>
Solicita una demo<\/span><\/a><\/div><\/div><\/div>
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2. Automatizaci\u00f3n y gesti\u00f3n de contratos<\/strong><\/h2>\n

Entendemos la automatizaci\u00f3n como la digitalizaci\u00f3n del recorrido que realiza el cliente en el contrato, es decir, en su creaci\u00f3n, solicitud, entrega, etc. Como ya hemos visto antes, el proceso tradicional es un proceso costoso y muy burocr\u00e1tico. Por lo que la opci\u00f3n m\u00e1s factible para ahorrar tiempo y mitigar riesgos<\/strong> es la automatizaci\u00f3n. Mediante \u00e9sta se puede ahorrar costes, ya que aumenta la productividad de la empresa, e incrementar la eficiencia, puesto que el tiempo que antes se invert\u00eda en estos procesos, ahora se puede invertir en tareas que aporten m\u00e1s valor al negocio.<\/p>\n

2.1. Ejemplo de aplicaci\u00f3n legaltech <\/em>para los contratos<\/strong><\/h3>\n

Un ejemplo de herramienta legaltech que optimiza estos procesos es Bounsel<\/strong>, una plataforma para automatizar y gestionar contratos en la nube<\/strong>.<\/p>\n

En primer lugar, se pueden automatizar las plantillas creadas en Microsoft Word, detectando autom\u00e1ticamente las variables y convirti\u00e9ndolas en smart fields<\/em>. Estos a su vez pueden transformarse en preguntas (formularios interactivos). De este modo, la redacci\u00f3n de contratos se hace de manera m\u00e1s r\u00e1pida y sencilla, teniendo que rellenar \u00fanicamente el listado de variables (fechas, nombres, etc) o las cuestiones creadas a partir de ellas. Esto es muy \u00fatil en contratos muy similares entre s\u00ed o que se deben completar en numerosas ocasiones con datos diferentes. Adem\u00e1s, para hacer el software entendible, se nutre del Legal Design<\/em>, haciendo su uso m\u00e1s ameno y din\u00e1mico.<\/p>\n

Otro de los grandes \u2018pros\u2019 de esta plataforma es la condici\u00f3n de plataforma colaborativa<\/strong>. Bounsel nos da la oportunidad de revisar y editar el documento en l\u00ednea, como si se tratase de un documento de Google Docs. Adem\u00e1s, se nos da la opci\u00f3n de invitar a miembros, quienes pueden modificar el documento, hacer anotaciones y aprobar las condiciones.<\/p>\n

En lo relativo a la firma<\/strong>, no ser\u00e1 necesario desplazarse a un punto en concreto para firmarlo de forma presencial ni tener que enviar una nueva versi\u00f3n del documento de Microsoft Word sin la suficiente seguridad jur\u00eddica. Tampoco necesitaremos de una aplicaci\u00f3n externa como Adobe Sign. Con Bounsel no s\u00f3lo se dispone de una firma electr\u00f3nica, sino tambi\u00e9n de un sello electr\u00f3nico<\/strong>, el cual contiene la informaci\u00f3n de su fecha, desde qu\u00e9 dispositivo se ha realizado, etc. Y s\u00ed, la firma se podr\u00e1 realizar desde cualquier dispositivo electr\u00f3nico: un ordenador, un m\u00f3vil, una tablet, etc. En Bounsel se identifica al firmante para otorgar a la firma una mayor seguridad<\/strong> y garant\u00eda, de la mano de Audit Trail<\/em>, documento que certifica tanto la veracidad como la legalidad de la firma.<\/p>\n

Por \u00faltimo, la gesti\u00f3n de los contratos<\/strong>. Mediante un overview<\/em> se puede saber en qu\u00e9 estado se encuentra (pendiente de firma, firmado, etc.), qu\u00e9 usuarios est\u00e1n presentes, cu\u00e1les han sido las \u00faltimas modificaciones y su fecha. Por \u00faltimo, nos permite crear recordatorios para no tener despistes con las fechas l\u00edmite o con acciones relevantes para garantizar el cumplimiento.<\/p>\n

\"legaltech<\/a><\/p>\n

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Conclusi\u00f3n<\/strong><\/h2>\n

Si queremos a\u00f1adir ese plus de innovaci\u00f3n y eficiencia al mundo legal, tenemos que aplicar estas nuevas tecnolog\u00edas y acostumbrarnos a su uso. Los resultados que nos ofrecer\u00e1 la automatizaci\u00f3n de contratos frente a seguir utilizando m\u00e9todos que carecen de legaltech<\/em> y que se quedan cada vez m\u00e1s obsoletos, ser\u00e1n realmente notables: se obviar\u00e1n procesos burocr\u00e1ticos pesados y se invertir\u00e1 ese tiempo en aumentar la productividad y eficiencia de la empresa.<\/p>\n

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