Legaltech
December 2, 2021

From pain to gain: tiempo y dinero, ¡no los pierdas!

Agilizar y reducir costes de tus procesos, permitirán optimizar mejor el tiempo y dinero en tu empresa. Por lo que, si simplificas estos procesos, reducirás el número de horas de trabajo necesarias para cumplir tus objetivos. Además, gracias a los avances tecnológicos es posible el teletrabajo, lo que promueve un horario mucho más flexible y la empresa tendrá un espacio de trabajo mucho más amplio para poder dirigir el negocio. Así pues, el tiempo y dinero son los protagonistas de hoy.

Tiempo para disfrutar de la vida. Sin duda, hoy en día vivimos en un mundo en el que el tiempo vale oro y no podemos desaprovecharlo. Y tanto los empresarios como los equipos jurídicos pertenecen al grupo de los que tienen poco tiempo y siempre están ocupados  solventando  las  cargas de trabajo y revisando documentos y contratos.  Dedican su tiempo más valioso a tareas repetitivas, actividades no esenciales, lo que no les ayuda a mejorar su productividad, si no todo lo contrario. Por eso, la gestión digitalizada y automatizada es tan importante para ellos.

Gastar en lo que realmente importa. A medida que las empresas van implementando la tecnología, en lugar de dedicarse a gestionar determinadas tareas monótonas o revisar los datos almacenados en papel, prefieren optar por los últimos programas y los servicios de externalización jurídica que reducen el coste de muchos procesos que son realmente agotadores. Por lo que, podemos afirmar que, definitivamente,  la tecnología se está convirtiendo en la solución más rentable para los problemas de gestión.

Los procesos administrativos tradicionales, así como el seguimiento de los casos o la organización de la facturación y el mantenimiento de los registros humanos, podrían ser graves si los haces de forma manual, ya que, requieren mucho trabajo y, lamentablemente, no son facturables. Por tanto, la automatización de estas tareas manuales, la digitalización de los registros y el uso de la tecnología basada en la nube pueden mejorar sustancialmente la eficiencia y la productividad de tu empresa. Si dejas que la tecnología se encargue de las tareas básicas, pero a la vez las  más importantes, no tendrás que preocuparte de hacer tú mismo todos los trámites burocráticos, y además podrás centrarte en las prioridades y en conectar mejor con tus clientes. Asimismo, te permitirá ganar más visibilidad, aumentar el rendimiento de tu equipo, incrementar los ingresos y la ventaja competitiva.

Así que, con las herramientas adecuadas ya se puede automatizar casi cualquier proceso y la tecnología está lista para que la utilices. ¿Cómo?

  • Controla tu tiempo en cualquier lugar con una aplicación capaz de gestionarlo

Es realmente importante hacer un seguimiento preciso del tiempo que dedicas a las tareas, pero a menudo es lento y laborioso. Contar el tiempo de una sola vez al final del día, o incluso, al final de la semana, podría parecer un tiempo ahorrado, pero realmente no es así, si no todo lo contrario, ya que es muy probable que no te acuerdes de todo, y por tanto, que no contabilices todo el trabajo realizado.  Pero para eso, ya ha llegado un sistema moderno de control de tiempo que es la única manera de garantizar que estés contabilizando con precisión cada minuto de tiempo potencialmente facturable y estés facturando de forma justa a tus clientes.

De esta misma manera, si en vez de gestionar tu tiempo con la aplicación lo intentas hacer  en un papel o en una hoja de cálculo perderías mucho más tiempo. Así que la solución son las aplicaciones de control de tiempo como Time Master, Hours Tracker and iKeepTime, o soluciones con analíticas que permitan seguir con detalle la actividad de los empleados y el tiempo dedicado a cada proyecto, como Bounsel. Además, estas apps las podemos utilizar incluso en nuestros teléfonos móviles, que siempre llevamos con nosotros, y nos permitirán registrar más rápido y fácil el tiempo de trabajo para cada cliente. Y lo mejor es que muchas de ellas se integran directamente con los sistemas de facturación habituales.

  • Automatiza la programación de tus reuniones

¿Qué pasa con las reuniones? Pues, suelen ser fundamentales, pero seguro que todos preferimos tener menos. Y, ¿qué es lo peor de todas esas reuniones? Programarlas.  ¿Quién no se ha visto alguna vez atrapado en un interminable ir y venir de correos electrónicos, negociando pacientemente la mejor fecha y hora para concertar una cita?

Ahora, con la automatización de tus reuniones podrás hacer un mejor uso y más eficiente del tiempo que te lleva contestar a todos esos correos electrónicos y llamadas. Las mejores aplicaciones de programación de eventos en tu calendario permiten establecer una serie de franjas horarias posibles y luego invitar a los asistentes a seleccionar las horas que mejor les vengan. Otras opciones con más funciones, como Calendly, se integran directamente en tu calendario y permiten a quienes buscan una cita contigo elegir un hueco entre tus horarios disponibles.

  • Accede a tus archivos en cualquier lugar a través del almacenamiento en la nube

Ya hemos hablado de la organización de tus contenidos en un artículo anterior, pero te recordamos que, las plataformas de almacenamiento en la nube han demostrado que no solo son 100% seguras, sino que también son grandes potenciadoras de la eficiencia por una serie de razones: los documentos son accesibles desde cualquier lugar y solo necesitas tener conexión a internet; lo que te ofrece flexibilidad a la hora de estar en el trabajo. Por tanto, este almacenamiento en la nube, además te permite compartir los documentos casi instantáneamente con compañeros de trabajo o cualquier persona para mejorar la colaboración (todos pueden trabajar en un documento y todos los cambios se registran y actualizan en tiempo real).  Por lo que podemos afirmar es, que este almacenamiento digital en la nube es mucho más seguro que almacenar los documentos en tu oficina con archivadores llenos de papeles, ya que la primera opción incluso te guarda las copias de seguridad y el cifrado.

  • Utiliza un software de dictado digital

Puedes pensar que un software de dictado digital no te puede resultar muy útil, pero eso no es cierto. Si al cabo del día tienes muchas reuniones y tienes que desplazarte constantemente, enviar correos, dictar mensajes y, además hacer viajes de negocios, este software te puede ahorrar mucho tiempo. Así que, si aprovechas lo último en software de dictado digital podrás utilizar herramientas que no sólo graban lo que dices, sino que también pueden escribirlo y almacenarlo automáticamente en las herramientas de almacenamiento en la nube que elijas. Las herramientas de reconocimiento automático de voz, como Dragon y Trint, pueden aumentar drásticamente la productividad, ya que hablar es mucho más rápido que escribir y estas soluciones harán todo por convertir tu discurso en un texto escrito, lo que significa que sólo tendrías que revisarlo en lugar de empezar a redactar desde cero.

Cuando se trabaja más de 40 horas a la semana, hay que encontrar soluciones realistas para utilizar el tiempo de forma más eficiente. De esta forma conseguirás sentirte satisfecho a nivel laboral y llevarás un estilo de vida mucho más sano y relajado.