@bounsel
March 28, 2022

Customer Story: iryo & Bounsel

  • Hablamos con... Patricia Domínguez, abogada senior de iryo.
  • Sector: Transporte de viajeros por ferrocarril de alta velocidad.
  • Descripción: Iryo es una compañía española de trenes de alta velocidad, competidor de Renfe, que está reinventando la manera de viajar mediante su compromiso con la sostenibilidad y la tecnología. Ofrecen un servicio puntual, eficiente y seguro, centrado en las personas y en la conectividad sostenible y digital.
  • Área de aplicación de Bounsel: Departamento jurídico.

🤯 El problema

“Era muy frustrante, habían muchos contratos en papel, se seguían sellando y firmando a mano, verificando cada página…”. Así empezaba a contarnos Patricia cómo era su día a día cuando trabajaba en la asesoría jurídica de Renfe, antes de incorporarse a iryo. Reconoce que tenía claro que  la gestión de contratos se podía “hacer de otra manera mucho más digital y más moderna”.

Actualmente en iryo están preparando el lanzamiento de la actividad en España prevista para noviembre de 2022 y gestionan un gran volumen de contratos para unos 106 proveedores, cada uno de estos documentos incluye anexos, adendas y órdenes de compra. Todo ello conlleva firmas de otros miembros del equipo, tener en cuenta fechas de renovación, seguir el ciclo de vida de los contratos, adaptarse a cambios en los procesos internos y, hacer todo esto de forma manual se les hacía muy complicado.

Patricia trabaja en el departamento legal, codo con codo con el departamento de calidad y compras. Al incorporarse a la empresa se dio cuenta del “descontrol que había de los contratos” y que Bounsel sería “muy bueno para utilizar en el departamento de compras” para llevar una mayor trazabilidad de las operaciones, así como para poder reportar a la alta dirección y finanzas, entre otros casos de uso.

🚀 La solución

Tras empezar a utilizar la herramienta, Patricia relata que “con Bounsel es una maravilla, tienes todo organizado, nos dáis la flexibilidad que nosotros internamente necesitamos”, sobre todo porque “la plataforma se adapta a lo que vamos necesitando en cada momento”.

Aunque confiesa que es una “persona excesivamente ordenada”, que archiva todos los documentos y los emails y los organiza según su criterio, desde que usa Bounsel “esto no es necesario, con un único documento ya te vale, no tienes la versión v1, la versión v2, la versión definitiva y la versión definitiva de verdad”, además de que a todo el equipo le pareció genial que “de un vistazo se puede ver el estado de todos los documentos sin tener que abrirlos, leerlos y revisarlos” cada vez que los necesitan.

📑 Ejemplos de uso de Bounsel en los contratos de iryo

Han comenzado a subir toda su documentación contractual a Bounsel para tenerla organizada y actualizada en tiempo real y de forma segura en la nube. Además, han creado smart fields en los NDAs, pues es “muy sencillo rellenar solo los datos que necesito, sin necesidad de tocar el resto del documento”, lo que les agiliza mucho este trabajo tan repetitivo. También la van a utilizar para automatizar los acuerdos que realizan con las agencias de viaje.

Por otro lado, utilizan los archivos adjuntos para tener toda la información organizada y vinculada con la documentación correspondiente. Por ejemplo, “cuando tenemos un contrato que se ha prorrogado, lo subo como anexo y cambio la vigencia, para que no pase a expired” y así “tener el control de todo siempre actualizado”, asegura Patricia.

🙌 El equipo

Bounsel es una plataforma colaborativa, para poder trabajar con otros miembros del equipo y con usuarios externos. En iryo también han sacado provecho de esto, la utilizan para que la alta dirección, miembros del departamento de finanzas y compras puedan aprobar, firmar o dar seguimiento a los procesos de los contratos.

Y, aunque algunos de sus compañeros no estaban acostumbrados a firmar online, (¡seguían haciéndolo en papel!), la firma electrónica avanzada les ha dado mucha seguridad y se sienten cada vez “más a gusto” utilizándola. Patricia nos cuenta que ella y Olga (Directora legal) son “abogadas de empresa y hay que pensar en el negocio” e incluso todos han reforzado su propuesta, pues piensan que “ya era hora de que el departamento jurídico se modernizase”.

Beneficios

Preguntamos a Patricia por los principales beneficios que le ha aportado Bounsel y lo ha resumido en una frase: “Facilidad para trabajar y control absoluto de todos los documentos”. También ha añadido que Bounsel le “hace el trabajo más ameno”, “me pareció muy sencilla y fácil de utilizar”.
Para terminar, lanza a otras empresas que se estén planteando utilizar Bounsel este mensaje: “es la mejor decisión que pueden tomar, a mí me está facilitando muchísimo la forma de trabajar y organizar todo, es muy sencillo y muy práctico”.