Legaltech
June 13, 2022

7 ventajas de un software de gestión documental para abogados

En la actualidad contar con un software de gestión documental no es una opción, sino una necesidad. Conforme las empresas crecen, contar con un sistema de gestión documental nos permite almacenar grandes cantidades de información y tenerlo todo bajo control. 

Contar con este tipo de solución tecnológica nos facilita la organización de trabajo, ahorrar tiempo, ser más eficientes ¡y mucho más! Además, nos ayuda a estar en una posición de ventaja con respecto a nuestros competidores. 

En este artículo te contamos cuáles son las principales ventajas de un software de gestión documental. Échale un vistazo. 

1. ¿Qué es un software de gestión documental?

2. 7 ventajas de un software de gestión documental para abogados

3. Estrategias para aplicar un software de gestión documental

4. Bounsel, el software de gestión documental todo en uno

¿Qué es un software de gestión documental?

Un software de gestión documental es un sistema que permite clasificar, organizar y almacenar información, ya sean documentos, facturas, fichas técnicas, recibos o contratos.

La diferencia con antiguos sistemas de gestión documental recae en la rapidez con que podemos acceder a la información, el control sobre cada parte del proceso y la facilidad para crear y buscar documentos. 

7 ventajas de un software de gestión documental para abogados

Incremento de la productividad

Un software de gestión documental es la clave para encontrar documentos en pocos minutos, compartirlos, y en general, crear flujos de trabajo más dinámicos con tu equipo. 

El avance de la tecnología en los últimos años nos ha permitido obviar el proceso de revisar el correo electrónico cientos de veces al día, archivar, fotocopiar, imprimir, etc. Esto incide directamente en la eficiencia de los trabajadores, aligerando la carga de trabajo administrativo y aumentando la productividad.

Información centralizada en un solo lugar

Centralizar todas las operaciones de gestión documental de tu empresa en un software te puede ayudar a ahorrar cientos de horas en tareas repetitivas. 

De esta manera, llevarás un proceso manual a un entorno virtual en el que la información estará disponible en tiempo real y en cualquier lugar. 

Ahorro de costes 

Tener toda la información digitalizada en un software de gestión documental permite ahorrar costes almacenando grandes cantidades de papel, así como espacio en las oficinas. Gracias a ello, tus trabajadores pueden realizar sus tareas en un ambiente más espacioso y cómodo.

software de gestión documental para abogados

Minimizar errores humanos

Integrar la gestión manual de documentos a un software de gestión documental, te puede ayudar a minimizar errores humanos como el duplicado de contratos, el deterioro de documentos o el riesgo de perderlos. 

Una solución como Bounsel es el aliado perfecto para evitar errores indeseados y llegar a tiempo a los deadlines acordados con tus clientes. 

Seguridad y protección de la información

Un software de gestión documental garantiza que contratos, facturas, datos, y en general, información sensible de tu empresa se encuentre protegida. Puedes crear tantas copias de seguridad como consideres necesarias para mantener los documentos seguros. 

Además, puedes controlar qué documentos deben ser eliminados y en qué momento, cumpliendo con la normativa de la ley de destrucción confidencial de documentos. 

Facilidad para firmar digitalmente

Contar con un software de gestión documental te permite automatizar procesos como la firma digital

Con una solución tecnológica como Bounsel puedes solicitar la firma virtual de cualquier documento de forma segura y con autenticación avanzada biométrica. 

Cuidado del medio ambiente 

El papel de un software de gestión documental es sumamente importante para proteger nuestro entorno. 

A medida que la sensibilidad por el medio ambiente se ha incrementado, la necesidad de incorporar soluciones informáticas crece a pasos agigantados.

Hoy en día, contamos con infinidad de herramientas tecnológicas para todo tipo de sectores o procesos. En el sector legal un software documental como Bounsel es clave para optimizar toda tu gestión diaria. 

Estrategias para aplicar un software de gestión documental

Conoce a tu equipo de trabajo 

Para adquirir un software de gestión documental es primordial conocer las necesidades de nuestro equipo. Saber a qué tareas diarias dedican la mayor parte de su tiempo y cómo una solución tecnológica puede facilitarles el trabajo y aumentar su productividad.

Planifica la aplicación del software de gestión documental

Determinar cuáles serán los pasos a seguir puede ser de gran ayuda para agilizar el proceso. 

Dentro de nuestro plan de aplicación debemos contemplar el tiempo de adaptación de los colaboradores al nuevo sistema. Esto te ayudará a entender si tu equipo necesita sesiones de formación para sacarle el máximo partido al software. 

Escoge un software orientado a las necesidades de tus clientes

Contar con una solución que mejore el servicio que ofreces a tus clientes no solo mejorará tu imagen de marca, sino que también incidirá en la rentabilidad de tu empresa. 

Estar siempre atento a las necesidades de los clientes es clave para elegir el software de gestión documental correcto. El feedback constante de los clientes es una herramienta poderosa para la mejora continua de un producto o servicio. 

Bounsel, el software de gestión documental todo en uno

Consigue superpoderes con Bounsel, el software de gestión documental que te permite crear, editar, colaborar, revisar, aprobar y firmar digitalmente. Además, te permite tener toda la documentación de tus clientes accesible en cualquier momento y en un solo lugar.

Utiliza Bounsel Flow para la gestión documental de tu empresa ¡Solicita una demo! 

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