C A S O D E É X I T O
Transformación de la gestión de contratos en el sector del transporte: el caso éxito de Iryo
Descubre cómo Bounsel ha permitido a Iryo simplificar su proceso de gestión de contratos y mejorar la colaboración interna y externa en tiempo real
La empresa española de trenes de alta velocidad, Iryo, ha logrado reinventar la manera de viajar mediante su compromiso con la sostenibilidad y la tecnología. Con su servicio puntual, eficiente y seguro, centrado en las personas, en la experiencia del cliente y en la conectividad sostenible y digital, han conseguido hacerse un hueco en un mercado altamente competitivo y en constante evolución.
Para lograrlo, Iryo ha sabido adaptarse a las nuevas tendencias tecnológicas, como la gestión de contratos digitales, y ha confiado en herramientas como Bounsel para llevar a cabo esta transformación digital de manera efectiva. Patricia Domínguez, abogada senior de la compañía, nos cuenta cómo han conseguido hacerlo.
Anteriormente cuando trabajaba en la asesoría jurídica de Renfe su día a día era muy frustrante, habían muchos contratos en papel, se seguían sellando y firmando a mano, verificando cada página. Al ser una empresa con los procesos ya predefinidos era muy difícil proponer cualquier tipo de cambio, pero reconoce que tenía claro que la gestión de contratos se podía “hacer de otra manera mucho más digital y más moderna”.
Todo esto cambió cuando se incorporó al departamento jurídico de Iryo y se dio cuenta del “descontrol que había en los contratos” y que Bounsel era la herramienta que necesitaba utilizar junto al departamento de compras para llevar una mayor trazabilidad de las operaciones, así como para poder reportar a la alta dirección y finanzas, entre otros casos de uso.
Actualmente en iryo están preparando el lanzamiento de la actividad en España prevista para noviembre de 2022 y gestionan un gran volumen de contratos para unos 106 proveedores, cada uno de estos documentos incluye anexos, adendas y órdenes de compra. Todo ello conlleva firmas de otros miembros del equipo, tener en cuenta fechas de renovación, seguir el ciclo de vida de los contratos, adaptarse a cambios en los procesos internos y, hacer todo esto de forma manual se les hacía muy complicado.
Tras empezar a utilizar la herramienta, Patricia relata que “con Bounsel es una maravilla, tienes todo organizado, nos dáis la flexibilidad que nosotros internamente necesitamos”, sobre todo porque “la plataforma se adapta a lo que vamos necesitando en cada momento”.
Aunque confiesa que es una “persona excesivamente ordenada”, que archivaba varias versiones de un mismo documento presentes en largas cadenas de emails y los organizaba según su criterio, desde que usa Bounsel “esto no es necesario, con un único documento ya te vale, no tienes la versión v1, la versión v2, la versión definitiva y la versión definitiva de verdad”, además de que a todo el equipo le pareció genial que “de un vistazo se puede ver el estado de todos los documentos sin tener que abrirlos, leerlos y revisarlos” cada vez que los necesitan.
Han comenzado a subir toda su documentación contractual a Bounsel para tenerla organizada y actualizada en tiempo real y de forma segura en la nube. Además comenta que es “muy sencillo rellenar solo los datos que necesito, sin necesidad de tocar el resto del documento”, lo que les agiliza mucho este trabajo tan repetitivo. También la van a utilizar para automatizar los acuerdos que realizan con las agencias de viaje.
Bounsel es una plataforma colaborativa que permite trabajar en tiempo real con otros miembros del equipo y con usuarios externos. En iryo también han sacado provecho de esto, la utilizan para que la alta dirección, miembros del departamento de finanzas y compras puedan aprobar, firmar y dar seguimiento integral al ciclo de vida de los contratos.
Y, aunque algunos de sus compañeros no estaban acostumbrados a firmar online, (¡seguían haciéndolo en papel!), la firma electrónica avanzada con biometría les ha dado mucha seguridad y se sienten cada vez “más a gusto” utilizándola. Patricia nos cuenta que incluso sus compañeras del equipo legal han reforzado su propuesta, pues piensan que “ya era hora de que el departamento jurídico se modernizase” con una herramienta de productividad como Bounsel.
Preguntamos a Patricia por los principales beneficios que le ha aportado Bounsel y lo ha resumido en una frase: “Facilidad para trabajar y control absoluto de todos los documentos”. También ha añadido que Bounsel le “hace el trabajo más ameno”, “me pareció muy sencilla y fácil de utilizar”.
Para terminar, lanza a otras empresas que se estén planteando utilizar Bounsel este mensaje:
“Es la mejor decisión que pueden tomar, a mí me está facilitando muchísimo la forma de trabajar y organizar todo, es muy sencillo y muy práctico”.
